2. Information und Kommunikation

Eine offene, transparente und kontinuierliche Kommunikation ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Beschäftigte sollten frühzeitig verstehen:

• warum die Befragung durchgeführt wird,
• wie der Prozess abläuft,
• welchen Nutzen die Ergebnisse für die Beschäftigten und den Betrieb haben,
• wie Anonymität und Datenschutz gewährleistet werden.

Wichtige Meilensteine in der Kommunikation an die Beschäftigten sind:

• Präsentation des Gesamtprojektes sowie der verfolgten Ziele, z. B. im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung
• Information zum Start der Befragung, bspw. im Intranet oder als Informationsschreiben
• Bewerbung der laufenden Befragung, z. B. Erinnerungs-Mails, Aushang, persönliche Ansprache etc.
• Präsentation der Ergebnisse und Vorstellung des weiteren Verlaufs (Lösungsworkshops)
• Vorstellung der Ergebnisse der Lösungsworkshops und der beschlossenen Verbesserungsmaßnahmen
• Regelmäßige Informationen zur Maßnahmenumsetzung

Es empfiehlt sich, eine vertrauenswürdige Person als feste Ansprechperson für Fragen und Rückmeldungen der Beschäftigten zu benennen. Dies fördert Akzeptanz und Vertrauen.

Wichtig: Informieren Sie zuerst Ihre Führungskräfte über den Ablauf, Sinn und Zweck der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung und zum Umgang mit den Ergebnissen. Ihre Unterstützung ist maßgeblich für den Erfolg und Sie haben die Möglichkeit, frühzeitig Bedenken seitens der Führungskräfte auszuräumen und diese als Multiplikator/innen zu gewinnen.

Tipp: Es kann hilfreich sein, eine Pilotierung des Prozesses mit den Führungskräften durchzuführen.